Za novog djelatnika škole koji nije radio do sada ni u jednoj ustanovi najprije je potrebno u HUSO sustavu otvoriti AAI korisnički račun. Ako je djelatnik već radio u drugoj ustanovi i ima AAI identitet, potrebno je u HUSO sustavu migrirati podatke djelatnika u novu ustanovu te će korisnički podaci ostati nepromijenjeni. Novog djelatnika treba upisati u e-Maticu, odnosno prebaciti ga iz stare škole u novu, te postaviti kao razrednika njegovog razrednog odjela.
Ako djelatnik ima ulogu razrednika u više škola, ima mogućnost administriranja svih razreda za koje ima definiranu ulogu razrednika u e-Matici. Sustavu pristupa s jedinstvenim korisničkim podacima iz HUSO baze.
Potrebno je napomenuti da nakon dodavanja novog djelatnika ustanovi istog nije moguće odmah odabrati kao razrednika nekog razrednog odjela već je potrebno pričekati nekoliko minuta, do isteka sesije, kako bi se podaci ažurirali i djelatnik postao dostupan za odabir na mjesto razrednika.
Potrebno je u glavnom izborniku odabrati "Djelatnici", pa zatim "Popis". S popisa trebate odabrati djelatnika kojeg želite odjaviti i zatim kliknuti na karticu "Radno mjesto". Na toj kartici potrebno je kliknuti na "Detalji" pokraj radnog mjesta koje više nije aktivno i unijeti datum do kojeg je djelatnik radio na tom radnom mjestu. Za spremanje trebate kliknuti na "Prihvati", te zatim na "Snimi". Nakon toga potrebno je odabrati karticu "Rješenje o zaposlenju" i pokraj ugovora koji više nije aktivan kliknuti na "Detalji". I ovdje trebate unijeti datum do kada je taj ugovor bio važeći, te kliknuti na "Prihvati". Na kraju, potrebno je na istoj kartici kliknuti na "Detalji" pokraj ustanove za koju djelatnika odjavljujete, te unijeti datum do kada je djelatnik bio u ustanovi. Nakon unosa datuma potrebno je kliknuti na "Prihvati", te na "Snimi" za spremanje podataka.
Kako se upisuju učenici 1. razreda srednje škole u e-Maticu?
Učenici koji su ostvarili pravo upisa kroz sustav NISpuSŠ u 1. razred srednje škole se sinkroniziraju iz sustava NISpuSŠ u e-Maticu. Sukladno navedenome, te učenike nije potrebno pojedinačno dodavati u e-Maticu.
Ukoliko je učeniku odlukom nastavničkog vijeća odobren premještaj, onda je takvog učenika moguće kroz izbornik "Dodaj novog" dodati u željenu školu u e-Matici. Bitno je napomenuti kako je u polje "Napomena" potrebno upisati klasu, urudžbeni broj i datum odluke nastavničkog vijeća kojom je odobren premještaj učenika.
Ukoliko je učeniku odlukom nastavničkog vijeća odobrena promjena programa unutar iste ustanove, onda je potrebno izmjeniti program prema proceduri koja je opisana na sljedećoj poveznici:
http://www.skole.hr/skole/eMatica/pitanja_i_odgovori?faq_id=228#mod_faq2_big